Informativa sulla privacy

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Ultimo aggiornamento: 22 ottobre 2026.

Titolare del trattamento (per account e sito) e responsabile del trattamento (per i dati che il cliente ci affida)
Snoda S.r.l. — Via Francesco Olgiati 26, 20143 Milano (MI) — P.IVA 14744650962 — email: invoice@snoda.ai

1. Di cosa parla questa informativa

Snoda Invoice («il Servizio») è un'applicazione che legge una casella di posta elettronica collegata dall'utente, individua fatture e ricevute di acquisto, ne estrae i dati, li classifica e prepara i documenti di integrazione IVA (autofatture TD17, TD18, TD19) in formato XML FatturaPA, da consegnare al commercialista dell'utente. Questa informativa spiega quali dati trattiamo, perché, per quanto tempo e con chi, sia per chi usa il Servizio sia per chi visita il sito invoice.snoda.ai o chiede l'accesso.

Due ruoli diversi. Per i dati dell'account, della fatturazione del Servizio e della sicurezza Snoda S.r.l. è titolare del trattamento. Per i contenuti che il cliente ci affida — email della casella collegata, documenti, dati estratti, estratti conto, vendite, fatture inviate allo SDI — il titolare è il cliente e Snoda S.r.l. agisce come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), seguendo le sue istruzioni e l'accordo sul trattamento dei dati che fa parte dei Termini. Le persone i cui dati compaiono nei documenti (fornitori, clienti del cliente) ricevono l'informativa dal cliente, che ne è titolare.

2. Dati trattati, finalità e base giuridica

Dati	Finalità	Base giuridica
Richiesta di accesso: nome, email, azienda, partita IVA, regime fiscale, volume indicativo, note, indirizzo IP e user agent	Valutare la richiesta, rispondere, attivare l'account; prevenire abusi del modulo	Misure precontrattuali su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b); legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f)
Account: email, password (conservata solo come hash), denominazione, partita IVA, codice fiscale, sede, codice destinatario, PEC, regime, email del commercialista	Fornire il Servizio e compilare i campi del cessionario/committente negli XML	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b)
Casella di posta: con il consenso OAuth di Google (Gmail) o di Microsoft (Outlook, Hotmail, Microsoft 365), metadati e contenuto dei messaggi ricevuti dalla data di inizio scelta (mittente, oggetto, corpo, allegati PDF). Per Gmail si leggono solo i messaggi che corrispondono a criteri di ricerca per fatture e ricevute; per Outlook, che non offre una ricerca equivalente, i messaggi vengono esaminati in automatico e quelli che non sono fatture o ricevute vengono scartati subito: di essi si conserva solo l'identificativo tecnico, per non rileggerli	Individuare fatture e ricevute di acquisto	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b); consenso espresso tramite Google o Microsoft per l'accesso alla casella, revocabile in ogni momento
Altre fonti scelte dall'utente: caselle collegate via IMAP (con password per app conservata cifrata), email inoltrate a un indirizzo dedicato, PDF e foto caricati, estratti conto bancari caricati, pagamenti letti da Stripe con una chiave in sola lettura	Trovare i documenti di acquisto, abbinare i movimenti bancari, preparare le fatture di vendita	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b), per conto del cliente
Persone dello spazio di lavoro: email e ruolo di collaboratori e commercialista invitati dall'utente	Dare accesso allo spazio con i permessi scelti	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b)
Documenti estratti: fornitore, partita IVA del fornitore, intestatario, numero, data, importi, valuta, categoria, PDF originale	Tenere l'archivio delle fatture, calcolare le autofatture, produrre statistiche di spesa	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b)
Autofatture ed export: XML generati, numerazione, archivi zip	Consegnare i documenti al commercialista; adempimenti fiscali dell'utente	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b); obbligo di legge in capo all'utente (art. 6.1.c)
Dati tecnici: log delle funzioni, metriche di utilizzo del modello di estrazione (token e costo), registro delle operazioni amministrative	Far funzionare il Servizio, misurarne i costi, individuare errori e abusi	Legittimo interesse (art. 6.1.f)

3. Cosa NON leggiamo dalla casella

Il Servizio non scorre tutta la posta. Interroga la casella con criteri mirati (allegati PDF, parole come «fattura», «invoice», «ricevuta», mittenti noti) e apre solo i messaggi candidati. In più:

non apre i messaggi inviati dal proprietario della casella a sé stesso o ad altri;
non apre allegati il cui nome richiama documenti personali (documento d'identità, passaporto, codice fiscale, busta paga, CU, contratti, visure, curriculum) né allegati superiori a 3 MB;
non scrive, non invia, non sposta e non cancella nulla nella casella: il permesso richiesto è di sola lettura (gmail.readonly per Google, Mail.Read per Microsoft) più l'indirizzo email per identificare la casella;
non legge le cartelle Posta indesiderata, Eliminati, Inviati e Bozze;
se chiedi l'accesso con «Continua con Google» o «Continua con Microsoft», il collegamento della casella resta in attesa: nessuna mail viene letta finché l'account non è attivo, e se la richiesta non viene accettata (o il collegamento resta a metà per più di un'ora) i permessi vengono cancellati.

Caselle di dipendenti. Consigliamo di collegare una casella dedicata alle fatture (per esempio fatture@ o amministrazione@) o di usare l'inoltro automatico. Se un'azienda collega la casella personale di un dipendente, prima di farlo deve informarlo e verificare gli adempimenti dell'art. 4 dello Statuto dei lavoratori: il Servizio non produce report sull'attività delle singole persone.

Chi di Snoda può vedere i tuoi dati. Nessuno legge le tue email o i tuoi documenti per lavoro ordinario. Il personale di Snoda vede i contenuti di uno spazio di lavoro solo per assistenza o sicurezza, indicando ogni volta il motivo: ogni accesso viene registrato e conservato.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

L'uso delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetta la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di uso limitato (Limited Use): i dati della casella sono usati solo per fornire le funzioni del Servizio visibili all'utente, non vengono venduti, non servono per pubblicità e non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

4. Intelligenza artificiale per l'estrazione dei campi

Per leggere un documento e compilarne i campi (fornitore, numero, importi, categoria) il Servizio invia il PDF o il testo della singola mail candidata a un modello di linguaggio di OpenAI, tramite API. Chiediamo al fornitore di non salvare input e output (store: false); per contratto OpenAI non usa i dati inviati via API per addestrare i modelli e può conservarli fino a 30 giorni solo per individuare abusi. Il trasferimento verso gli Stati Uniti si basa sulle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, contenute nell'accordo sul trattamento dei dati con OpenAI. Il modello non prende decisioni: propone i campi, che l'utente controlla e conferma. Il contenuto dei documenti è trattato come dato da leggere, mai come istruzione da eseguire. Le regole fiscali (origine del fornitore, tipo di documento, cambio, IVA) non sono decise dal modello ma da regole deterministiche scritte nel Servizio.

5. Dove stanno i dati e chi li tratta per noi

Fornitore	Ruolo	Sede dei dati
Supabase Inc. (database, autenticazione, file, funzioni)	Sub-responsabile	Unione Europea (Irlanda, eu-west-1)
Vercel Inc. (hosting del sito e dell'applicazione)	Sub-responsabile	Rete globale; nessun dato personale conservato sul fronte web. Stati Uniti: Data Privacy Framework
Google LLC (API Gmail, consenso OAuth)	Titolare autonomo per l'account Google dell'utente	Secondo le condizioni Google
Microsoft Corporation / Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft Graph, consenso OAuth)	Titolare autonomo per l'account Microsoft dell'utente	Secondo le condizioni Microsoft
OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C. (estrazione dei campi)	Sub-responsabile	Stati Uniti; nessun addestramento; log antiabuso fino a 30 giorni. Clausole contrattuali standard
Resend Inc. (email di servizio e ricezione delle email inoltrate)	Sub-responsabile	Stati Uniti: Data Privacy Framework e clausole contrattuali standard
Openapi S.p.A. (trasmissione allo SDI, solo se l'utente attiva l'invio)	Sub-responsabile	Italia
Stripe (solo se l'utente collega il proprio account Stripe)	Fornitore dell'utente, titolare autonomo	Secondo le condizioni Stripe
Frankfurter / Banca Centrale Europea (tassi di cambio)	Nessun dato personale: solo valuta e data	—

6. Con chi condividiamo i dati

Con nessuno, salvo i fornitori elencati sopra e le persone che l'utente invita nel proprio spazio di lavoro (per esempio il commercialista, in sola lettura). Se l'utente attiva l'invio allo SDI, le fatture scelte arrivano all'Agenzia delle Entrate tramite Openapi. Non vendiamo dati e non facciamo profilazione a fini pubblicitari. Ti avvisiamo prima di aggiungere un nuovo sub-responsabile: puoi opporti scrivendoci.

7. Per quanto tempo

Richieste di accesso: 12 mesi dalla risposta, poi cancellate.
Dati dell'account, fatture, PDF, autofatture: per tutta la durata dell'account. Alla chiusura vengono cancellati dai nostri sistemi entro 30 giorni; copie di sicurezza tecniche entro 90 giorni. L'utente resta tenuto a conservare i propri documenti fiscali secondo la legge (10 anni), per questo consigliamo di scaricare gli archivi.
Messaggi della casella: non conserviamo le mail. Delle mail che non sono fatture conserviamo solo un'impronta non reversibile (hash) dell'identificativo, per non rileggerle; delle fatture riconosciute conserviamo il PDF e i dati estratti.
Accessi del personale Snoda per assistenza: registro conservato 24 mesi.
Log tecnici: 90 giorni. Registro delle operazioni amministrative: 24 mesi.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse. Puoi revocare in ogni momento il permesso di lettura della casella dall'applicazione («Scollega») o dalle impostazioni di sicurezza del tuo account Google o Microsoft (per Microsoft: account.live.com/consent/Manage per gli account personali, myapps.microsoft.com per quelli aziendali). Per esercitare i diritti scrivi a invoice@snoda.ai. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

9. Sicurezza

Le connessioni sono cifrate (TLS). I token di accesso alla casella sono conservati cifrati e usati solo dal server, mai dal browser. Ogni utente vede soltanto i propri dati grazie a regole di accesso applicate dal database. Le password non sono mai conservate in chiaro. L'accesso amministrativo è limitato alle persone che gestiscono il Servizio, richiede un secondo fattore di autenticazione ed è registrato. In caso di violazione dei dati avvisiamo il cliente senza ritardo, così che possa notificarla al Garante entro 72 ore.

10. Minori e decisioni automatizzate

Il Servizio è destinato a titolari di partita IVA e imprese; non è rivolto a minori di 18 anni. Non prendiamo decisioni con effetti giuridici basate unicamente su trattamenti automatizzati: ogni autofattura viene confermata dall'utente e può essere rivista dal suo commercialista.

11. Modifiche

Se cambiamo questa informativa in modo rilevante lo comunichiamo via email agli utenti con account attivo e aggiorniamo la data in alto.